هر وب‌سایتی که خدمت یا کالا یا حتی محتوای شخصی ارائه می‌کند از سامانه مدیریت محتوا یا به اختصار CMS (Content Management System) بهره می‌برد. در واقع بدون سیستم مدیریت محتو، اینکه شما بتوانید در دنیای وب به صورت درست و منظم کار کنید، تقریبا نشدنی است. چراکه پس از مدتی میان حجم زیادی از محتوای در دسترس سردرگم خواهید شد. در این مقاله از مجله سما درباره‌ی نرم‌افزارهای CMS و دنیای مدیریت محتوای در فضای اینترنت، ساده و اجمالی بحث خواهیم کرد.
سیستم مدیریت محتوا چیست؟
وقتی از CMS سخن می‌گوییم درواقع، مقصودمان نرم‌افزار یا پلتفرمی است که برای نوشتن، ویرایش، انتشار و در یک کلام مدیریت محتوا بدون نیاز به کدنویسی از آن بهره می‌بریم. به زبان ساده، می‌توان حتی ساده‌ترین رابط‌های کاربری وب‌سایت‌ها را برای انتشار محتوا به نوعی یک رابط کاربری به حساب آورد. هر پست بلاگ یا صفحات چندرسانه‌ای و حتی به‌روزرسانی فهرست کالا و خدمات یک وبسایت خدمت‌رسان محتوایی است از این راه منتشر می‌کنید؛ همچنین CMS امکان ایجاد تغییرات یا افزودن و کاستن موارد دلخواه‌تان را به شما می‌دهد. البته این همه‌ی ماجرا نیست.
در مرتبه‌ای مهم‌تر و جدی‌تر CMS یک جعبه‌ابزار همه‌فن‌حریف یا همه‌کاره (All-in-One) است که امکان ایجاد تغییرات حتی در طراحی سایت‌تان به لحاظ بصری و نوشتاری فراهم می‌کند. در واقع، نوع پیشرفته‌تر CMSها به‌عبارتی یک وب‌سایت‌ساز است که اجازه‌ی طراحی وبسایتتان را با قالب‌های موجود از حالت پایه به شما می‌دهد. با همین نرم‌افزار نیز شما محتوای دیجیتالی خود را در وبسایتتان بارگذاری می‌کنید. در یک کلام، شما با CMS خود می‌توانید هم بک‌اند و فرانت‌اند سایت خود را بسازید و مدیریت کنید. البته ناگفته پیداست که می‌توان از سیستم مدیریت محتوایی بهره برد که فقط یک کار را برای شما انجام دهد. چنین سامانه‌ای را اصطلاحا بی‌سر یا هدلس (Headless) می‌نامند. البته که جای نگرانی نیست چراکه نرم‌افزارها و ابزارهایی برای ارتباط و یک‌پارچه‌سازی مدیریت بک‌اند و فرانت‌اند وجود دارد.
ویژگی‌هایی که یک سیستم مدیریت محتوا همه‌کاره
انواع CMSها برای نیازها، کاربری‌ها و بودجه‌های مختلف در دسترس است. با‌این‌حال، یک سامانه همه‌کاره‌ی خوب پنج بخش را باید داشته باشد:
- نقش‌ها، قوانین و مجوزهای کاربری
محتوای هر شرکتی از زیر نگاه نویسنده، ویراستار، سردبیر، ادمین و… می‌گذرد و چندین نفر هم معمولا به وبسایت دسترسی دارند. مدیر شرکت یا ادمین سایت باید بتواند با پلتفرم CMS خود امکان تعریف چنین نقش‌هایی را داشته باشد. همچنین به هر یک از کارمندان که روی بک‌اند یا فرانت‌کار یا محتوای وبسایت کار می‌کنند، مجوزها و دسترسی‌هایی را متناسب با وظیفه یا رتبه‌شان بدهد. درنهایت باید پروتکل و قوانینی برای هر کار و نقش تعریف شود.
- ابزار ویرایش و انتشار
سیستم مدیریت محتوا باید شما را از برنامه‌نویسی یا تغییر در کد بی‌نیاز کند. یعنی اینکه شما بتوانید به کمک رابط کاربری هر محتوایی را منتشر، به‌روزرسانی یا ویرایش کنید. کار با آن به آموزش خاص یا تخصصی وابسته نباشد. مثلا برای بارگذاری یک متن ابزار انتشار شما شبیه نرم‌افزارهای آشنای واژه‌پرداز (مثل MS Word) باشد.
- مدیریت رسانه
یک سیستم مدیریت محتوا خوب مدیریت محتواهای صوتی و تصویری دیجیتال را آسان می‌کند. شما باید به‌سادگی به کتابخانه‌ای از محتواهای چندرسانه‌ای به‌کار رفته در سایت‌تان دسترسی داشته باشید.
- تحلیل عملکرد
بیشترCMS های پیشرفته -و معمولا غیر رایگان- امکان بررسی عملکرد سایت و رفتار مشتریان و مراجعان به آن را فراهم می‌کند. این امر شاهرگ بقای هر کسب‌وکاری است. با بررسی آمار تعداد کاربران سایت، مدت حضور در هر صفحه، بازخورد یا اشتراک‌گذاری محتوا و اطلاعاتی از این دست امکان تحلیل عملکرد سایت فراهم می‌شود.
- طراحی پاسخ‌گو (ریسپانسیو) و بهینه‌سازی شده برای همه‌ی دستگاه‌ها
ین روزها، بیشتر حضور و کاربری افراد در اینترنت و بالاخص فروشگاه‌های آنلاین، با گوشی و تبلت است. اینکه بدون توجه به دستگاه کاربر، سایت به‌خوبی به نمایش درآید، اهمیت زیادی در توسعه کار و وفاداری مشتریان دارد. پلتفرم‌های مدرن CMS این تنظیم را به صورت خودکار انجام می‌‌دهند.
ویژگی‌های یک سیستم مدیریت محتوا خوب برای کسب‌وکارهای آنلاین
آنچه تاکنون گفتیم، ویژگی‌های عمومی برای سیستم مدیریت محتوا بود ولی برای یک کسب‌وکار آنلاین سه ویژگی اساسی دیگر نیز باید مورد توجه قرار گیرد:
- مدیریت محصول و موجودی
یک سیستم مدیریت محتوا قوی باید به صاحبان مشاغل آنلاین امکان دهد تا موجودی انبار خود یا امکان خدمت‌رسانی را به صورت لحظه‌به‌لحظه بررسی کنند و از آن اطلاع کافی یابند. چنین امکانی معمولا با نام ردیابی یا ترکینگ موجودی نامیده می‌شود.
- رهگیری سفارش
یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر کسب‌وکار آنلاینی پیگیری سفارشات است. نرم‌افزار CMSای را مناسب می‌دانند که نیز می تواند از عهده این کار برآید، یا دست‌کم با یک افزونه (Plugin) ردیابی سفارش ممکن سازد.
- مدیریت مشتری
رشد یک کسب‌وکار به این موضوع برمی‌گردد که مشتریان خود را بشناسد و آن‌ها را حفظ نماید. با سیستم مدیریت محتوا، باید بتوانید نام، نشانی، شماره‌ی تماس، تاریخچه خدمات ارائه شده، میزان رضایت و تمام اطلاعاتی از این دست را از هر مشتری و کاربر داشته باشید. به کمک این اطلاعات تبلیغات هدفمند یا پیگیری سفارش را برنامه‌ریزی و به‌انجام رسانید. البته باید گفت که برای این کارهایی از این دست، وقتی بخواهید به‌طور ویژه و تخصصی اقداماتی انجام دهید، به نرم‌افزارهای اختصاصی مدیریت ارتباط مشتریان CRM نیاز دارید که البته یک CMS قوی کارها را بازهم می‌تواند ساده‌تر کند.
نکاتی برای انتخاب سیستم مدیریت محتوا کاربردی
برای سود بردن به بهترین وجه از هر ابزاری لازم است که به نکاتی توجه داشته باشید. کسب نتیجه‌ی بهینه از یک سیستم مدیریت محتوا هم از این قاعده مستثنی نیست. در اینجا سه نکته را در انتخاب یک سامانه‌ی مدیریت محتوای خوب با یکدیگر مرور می‌کنیم.
با بهترین افزونه های وردپرسی سال ۲۰۲۲ آشنا شوید!
- نیازها و اهداف خود و مشتریان را مشخص کنید
یک سیستم مدیریت محتوا کارا و قوی معمولا رایگان نیست. پس در هر کسب‌وکاری مهم است که بودجه خود را در بهترین مسیر صرف کنید و از طرفی بهترین پیامد برای خودتان و مشتریان داشته باشد. ازاین‌رو، باید هدف‌های کار شما مشخص باشد و نیازهای خود و مخاطب‌تان را به خوبی شناسایی کنید. بلاگی برای آموزش و وب‌سایتی برای کسب‌وکار آنلاین تفاوت‌های بنیادی با یکدیگر دارند. در یک بلاگ آموزشی، احتمالا سهولت بهره بردن از متن‌ها و محتواهای چندرسانه‌ای، پیوستگی و حفظ فلسفه‌ی آن مهم‌ترین اهداف‌اند. در مقابل برای یک فروشگاه آنلاین، سادگی در فرایند خرید و پشتیبانی و پیگیری از یک به یک مشتریان ضرورت‌های اصلی هستند. سیستم مدیریت محتوا انتخابی شما، باید موجب هموار شدن راه برای اهداف و رفع احتیاجات باشد.
- مقایسه‌ی ویژگی‌ها و قیمت‌ها
هر شرکتی که سیستم مدیریت محتوا را ارائه می‌دهد، ویژگی‌ها و مزایای رقابتی مختلفی را در نظر گرفته است و نحوه‌ی پشتیبانی معینی از محصولات خود دارد. باید برای هزینه‌ای که می‌کنید و ویژگی‌هایی که نیاز دارید به یک تعادل منطقی برسید. بنابراین باید پلتفرم‌های مختلف را با یکدیگر مقایسه کنید.
- سادگی در استفاده یا حداکثر انعطاف.
در نظر داشته باشید که وقتی از یک نرم‌افزار CMS یک‌پارچه و همه‌کاره برای تمام محیط کاری خود استفاده می‌کنید، ممکن است ده‌ها یا صدها ویژگی به سیستم اضافه شود. بنابراین خواه یا ناخواه، به پیچیدگی‌های کار کردن با آن اضافه می‌شود و بالعکس. به‌طور واضح، شما نمی‌توانید با سامانه‌ای که به شدت شلوغ و پیچیده است ، با سرعت بالا راحت کار کنید. از طرف مقابل هر چه امکانات کمتر باشد، امکان شخصی‌سازی از پلتفرم و وبسایت شما کمتر می‌شود. در اینجا باید بسته به نیاز خود سبک‌وسنگین کنید و بهترین گزینه را انتخاب کنید. شاید لازم باشد، سیستم شما هدلس باشد یا هر بخش آن مدیریت جداگانه‌ای داشته باشد.
نحوه پیاده سازی سیستم مدیریت محتوا
معمولا پیاده سازی یک سیستم مدیریت محتوای اعم از همه کاره یا جزئی (هدلس) چهار گام یا مرحله‌ی کلی دارد. هر یک پیش‌نیاز قبلی خود است.
- CMS را به دامنه خود وصل کنید و ادمین‌ها را تعیین کنید
هنگامی که سیستم مدیریت محتوا مورد نظر خود را انتخاب کردید، گام یکم اتصال آن به دامنه است. سپس باید مدیران و ادمین‌ها را برای امور مختلف وبسایت خود تعیین کنید. به یاد داشته باشید، تعداد ادمین‌ها و تنوع در سطح دسترسی و اختیاراتی که به هریک می‌توانید بدهید، به معنی امکانات بیشتر برای پلتفرم شماست؛ به عبارت دیگر، ارزش و بهای آن متفاوت خواهد بود.
- محتوا را بارگذاری کنید و ساختار وبسایت را تنظیم کنید
گام دوم، پس از اتصال و انتخاب قالب کلی برای وبسایت، آن است که محتوای خود را دسته‌بندی و برای هر یک بخشی معین ایجاد کنید. سپس در هر بخش آنچه لازم است، بارگذاری کنید. بسته به نوع کسب‌وکار شما یا هدف‌تان، ممکن است صفحه‌ی آغازین سایت، بلاگ، فروشگاه یا حتی بخش بازاریابی داشته باشید. این مرحله را باید به دقت انجام داد تا بازده کار بیشینه شود.
- طراحی و عملکرد را شخصی‌سازی کنید
در گام بعدی پس از ایجاد ساختار اولیه، می‌توانید طراحی، دسترسی و ویژگی‌های تعاملی وبسایت را سفارشی و شخصی‌سازی کنید. ناگفته پیداست که داشتن دانش و تجربه در زمینه‌های طراحی رابط و تجربه‌ی کاربری (UI/UX) کمک می‌کند به نتیجه‌ی بهتری برسید.
- آموزش کاربران و ایجاد گردش کار با راه‌اندازی وبسایت
گام نهایی، با آموزش کارمندان و افراد اعم از مدیران، ارشد، پشتیبان‌های فنی، متخصصان تولید محتوا و… شروع می‌شود. سپس مجوزها، دسترسی‌ها و گردش کار سایت تعریف شده و سایت کار خود را می‌تواند آغاز کند. در این مرحله ممکن است لازم باشد، پیش از راه‌اندازی رسمی، مدتی سایت آزمایشی کار کند تا مشکلات، باگ‌ها و عملیات‌هایی که منجر به انجام نشدن فرمان‌ها (کرش کردن) می‌شود، پیدا و رفع شوند.
در این مقاله به صورت کلی در مورد سیستم‌های مدیریت محتوا صحبت کردیم. وردپرس (Wprdpress) و جوملا (Joomla) از شناخته‌شده‌ترین پلتفرم‌های مدیریت محتوا به شمار می‌آیند. شما با استفاده از این دو ابزار می‌توانید در سریع‌ترین زمان ممکن، کسب و کار خود را آغاز کنید. اگرچه کار با این سیستم ساده است اما هم‌چنان نیاز به تجربه و دانش فنی دارد تا بتوانید توجه مشتری را به خود جلب کنید و اعتماد او را به دست آورید. در این زمینه سامانه معاملات امن راهکاری برای افزایش فروش در فروشگاه‌های اینترنتی فراهم کرده است. برای آشنایی بیشتر کافی است به صفحه خدمات سما مراجعه کنید.
